Unidades de Servicio de la UPLA desarrollan Planes de Mejora mediante apoyo técnico de la DIRGECAL considerando contingencia sanitaria

REDACCIÓN DIRGECAL

7 enero, 2022

La Universidad de Playa Ancha se encuentra en plena ejecución de su Plan de Desarrollo Estratégico Institucional (PDEI) definido para el período 2016-2025. Este PDEI es la primera planificación corporativa que considera proyecciones al mediano plazo por un periodo de un decenio. Este Plan, considera 11 objetivos estratégicos, entre los cuales se proyecta “lograr una mejor percepción de los servicios institucionales, por la comunidad universitaria y los actores claves”, para esto, se han realizado diferentes acciones con motivo de “incrementar la satisfacción de estudiantes, egresados, empleadores, académicos, funcionarios (de administración y servicios) y otros actores relevantes”.

En este sentido, la Dirección General de Gestión de la Calidad, a través de su Unidad de Calidad de los Servicios, ha diseñado y aplicado desde el año 2017, diferentes instrumentos de evaluación de satisfacción en distintas Unidades de la UPLA, tales como Unidad de Aranceles, Sistema de Biblioteca (SIBUPLA) y Laboratorio de Computación. Este proceso se ha desarrollado de forma colaborativa, tanto en la validación por parte de los Directores de Unidad de los instrumentos aplicados, como en la revisión conjunta de los avances de los Planes de Mejoramiento de estas Unidades de Servicio.  El trabajo de evaluación de los servicios en estas Unidades, se desarrolló a través de diferentes etapas que permitieron realizar un trabajo colaborativo, ordenado y adaptativo, permitiendo la elaboración de Planes de Mejoramiento, siempre considerando las dificultades y desafíos que la crisis sanitaria mundial del COVID-19 ha impuesto en todo el quehacer universitario.

Al respecto la Socióloga y Encargada de la Unidad de la Calidad de los Servicios (UCS) de la DIRGECAL, María José Brevis Carrasco, explicó que:

“A partir del año 2017, se inicia la aplicación de encuestas a las y los estudiantes. Con los resultados obtenidos se elaboraron los Planes de Mejoramiento que tienen por objeto, como indica su nombre, mejorar e implementar acciones para mejorar, en este caso, las debilidades encontradas gracias a estos instrumentos. Los Planes de Mejora se han desarrollado gradualmente desde el año 2018, coordinados con las Jefaturas y Encargados(as) de cada Unidad de Servicio».

«Posterior a este diagnóstico, la puesta en marcha del Plan de Mejora contempló diversas coordinaciones y mesas de trabajo que permitieron detectar y abordar los aspectos claves y estratégicos de la institución en la implementación de cada uno de estos. En este sentido, la implementación de los Planes de Mejora dispone de un monitoreo y seguimiento desarrollado por la Unidad de Calidad de los Servicios involucrado en cada proceso».

«Por último, producto de la Pandemia que inició el 2019, las acciones programadas en el Plan de Mejoramiento se tuvieron que flexibilizar y ajustar para dar respuesta a las nuevas necesidades de nuestros usuarios y usuarias, en el contexto de la emergencia sanitaria”.

(*) Política de Mejoramiento y Aseguramiento de la Calidad.

 La Universidad de Playa Ancha en su Política de Mejoramiento y Aseguramiento de la Calidad, a través de los procesos de Gestión de la Calidad, procura implementar una estrategia de aseguramiento integral y sostenida en el tiempo que dé consistencia, coherencia y continuidad al conjunto de las políticas universitarias, representando y respetando la voluntad y diversidad de los actores del sistema universitario, con el fin último de dar respuesta a las distintas demandas que la sociedad expresa sobre la educación superior chilena.

Bajo esta política, declarada explícitamente en su Plan de Desarrollo Estratégico 2016-2025 y específicamente en las Políticas Institucionales 2016-2025 la Dirección General de Gestión de la Calidad (DIRGECAL), ha ido desarrollando y comprometiendo una cultura que reconozca la importancia y la garantía de calidad, implementando estrategias de mejora continua y de procedimientos formales establecidos concediendo un papel importantísimo a los agentes involucrados directamente en los procesos de autoevaluación.

Política de Mejoramiento y Aseguramiento de la Calidad:

1. La universidad asume el concepto de Calidad como la doble consistencia interna (hacer lo que se dice) y externa (pertinencia con el medio social). Por lo tanto, el mejoramiento y aseguramiento de la calidad implica el cumplimiento irrestricto de los propósitos institucionales y de su Misión/Visión. Lo anterior, en consecuencia con las normas y políticas nacionales que regulan a las instituciones de Educación Superior.

2. La Calidad debe ser evidenciada en las tareas académicas propias de la universidad y en la gestión, en las áreas formativas y en la generación de conocimiento, así como, en las interacciones mutuas con la Región de Valparaíso y el país. Como consecuencia también, en su proyección internacional.

3. El gobierno universitario, funcionamiento estratégico y la estructura organizacional buscan la efectividad de sus procesos clave con el fin de lograr resultados y desempeños eficientes y eficaces.

4. Se privilegia el desarrollo de las personas –académicos y administrativo- a través del ejercicio de sus competencias, promoción de desempeños de calidad y un adecuado clima laboral.

5. En el ámbito formativo, la calidad se expresa en el cumplimiento de su modelo educativo con foco en los estudiantes que busca lograr su formación y desarrollo integral, identificando sus necesidades y acompañamiento en su trayectoria universitaria.

6. El diseño y aplicación de mecanismos explícitos de aseguramiento de la calidad en todos los niveles organizacionales y en todas las áreas corporativas se adscriben a un sistema formal de gestión de la calidad.

Planes de Mejoramiento de Unidades de Servicio UPLA

“El Plan de Mejoramiento, permite identificar las causas que provocan las debilidades detectadas, establecer un plan de acciones que permita corregir dichas debilidades, hacer un seguimiento y control de las mismas. Destaco de nuestro plan de mejora, adicionalmente a la atención semipresencial, la incorporación de la atención vía web y canales electrónicos de comunicación, telefonía y celular directa, con el ejecutivo de aranceles”.

Mónica Acuña Núñez

Directora de Administración General del Fondo de Crédito Universitario y Aranceles, UPLA

“El Plan de Mejoramiento, permite identificar las causas que provocan las debilidades detectadas, establecer un plan de acciones que permita corregir dichas debilidades, hacer un seguimiento y control de las mismas. Destaco de nuestro plan de mejora, adicionalmente a la atención semipresencial, la incorporación de la atención vía web y canales electrónicos de comunicación, telefonía y celular directa, con el ejecutivo de aranceles”.

Mag. Ricardo Lara Cabeza

Jefe de Departamento de Informática Administrativa de la Dirección General de Informática, UPLA

“Contar con Planes de Mejora en las Unidades de Servicios UPLA y especialmente en SIBUPLA, es de vital importancia. Estos planes nos permiten monitorear, permanentemente nuestra gestión, permitiéndonos, una mejora continua. El que podamos verificar que estemos cumpliendo con nuestra Misión, que a su vez se encuentra en estrecha relación a la Planificación Estratégica de la Institución, que es nuestra guía rectora, nos permite verificar que estemos cumpliendo con los preceptos instaurados en ella. Nuestra gestión está en permanente adaptación en pos de cumplir con lo decretado como nuestro fin primero (enunciado en nuestra Misión) con respecto a nuestra comunidad usuaria. Destaco de nuestro plan de mejora, nuestra entrega y búsqueda permanente de dar solución a todos los requerimientos de nuestros usuarios, adaptándonos a los tiempos que vivimos, reforzando nuestros servicios virtuales, apoyándolos con un acompañamiento permanente (entregándoles al mismo tiempo , herramientas que les permitan ser usuarios autónomos, potenciando sus competencias)”.

Mag. Carmen Gloria Arlegui Muñoz

Directora Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Playa Ancha (SIBUPLA), DIRGECAL, UPLA

María José Brevis

Socióloga

Encargada de la Unidad de Calidad de los Servicios de la Dirección General de Gestión de la Calidad, UPLA

Desarrollo de Planes de Mejora en Unidades de

Servicio UPLA

¿Cuál es la importancia de las que las Unidades de Servicio UPLA cuenten con Planes de Mejora?

“La relevancia de contar con este tipo de instrumentos de planificación estratégica, radica en el apoyo transversal que brinda para fortalecer el esfuerzo institucional de generar un ciclo de mejora continua en la calidad de los servicios, teniendo como foco principal la satisfacción de demandas de las y los estudiantes de nuestra Universidad. Éstos, son una herramienta fundamental para poder enfrentar entornos complejos y dinámicos, siendo una de sus características principales ser flexibles y adaptables a los distintos escenarios sociales que se ve enfrentada nuestra Universidad. Como valor agregado, además permite detectar brechas, establecer prioridades y en base a estas, direccionar los recursos institucionales en post de mejorar los servicios prestados a nuestros/as estudiantes, buscando además alcanzar un uso eficiente de los recursos, lo cual es altamente valorado en un contexto donde estos son escasos y las necesidades múltiples”.

¿Qué actividades futuras se contemplan para este trabajo?

“Se contempla para el primer semestre del año 2022 realizar un nuevo proceso de levantamiento de información, la Encuesta de Satisfacción de Usuarios/as de la Calidad de los Servicios (ESUCS, 2022), lo anterior para dar cumplimiento a la política institucional de mejoramiento y aseguramiento de la calidad en la UPLA, que tiene como premisa básica trabajar en post de satisfacer las necesidades existentes a nivel institucional, siendo su principal foco de atención las personas, lo cual es un tremendo desafío por el cual día a día debemos trabajar. Bajo una mirada estratégica institucional, se busca «Lograr una mejor percepción de los servicios institucionales, por la comunidad universitaria y los actores claves», como también dar cumplimiento al proyecto de fortalecimiento institucional que hace mención al «Nivel de satisfacción de actores claves con los servicios recibidos mejorados», lo que sin duda tendrá una orientación transversal a los servicios ofrecidos por nuestra Universidad. De esta manera, se tiene considerado incorporar nuevos servicios a la evaluación de satisfacción, lo anterior con el objetivo de poder tener una visión más general e inclusiva de la evaluación de la calidad de los servicios otorgados a las y los estudiantes.”.

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