El día lunes 03 de marzo en la sala 509 del Edificio de Ciencias e Ingeniería, el Asesor Técnico del Proyecto de Fortalecimiento UPA 21991(*), Juan Music Tomicic, expuso vía telemática ante Autoridades, Vicerrectores(as), Directores(as) Generales y Coordinadores(as) de Unidades UPLA, con motivo de realizar una capacitación para la construcción de Matrices de Calidad en el marco del trabajo y coordinación institucional de co-construcción participativa del renovado Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad (SIAC) de la UPLA, proceso iniciado formalmente durante enero de este año.

Esta es la segunda capacitación de este tipo que el Asesor Juan Music (**) realiza, tras la jornada realizada el pasado 15 de marzo, ante el Equipo Estratégico-Técnico de la UPLA (Dirección General de Gestión de la Calidad (DIRGECAL), Dirección General de Análisis y Planificación Estratégica Institucional (DAPEI), Coordinadores de Calidad de Unidades Académicas UPLA y representantes de la Dirección General de Informática y Dirección de Administración de Recursos Humanos).

En esta oportunidad, Music expuso ante los denominados Líderes de Funciones Institucionales o Áreas Estratégicas compuesto por representantes de la Vicerrectoría Académica; Vicerrectoría de Administración y Finanzas; Vicerrectoría de Investigación, Postgrado e Innovación; Dirección General de Vinculación con el Medio; Dirección General de Análisis y Planificación Estratégica Institucional y Dirección General de Gestión de la Calidad.

La Coordinadora de Aseguramiento Interno de la Calidad de la DIRGECAL, Karen Bugueño Ulloa, explicó que esta segunda capacitación es parte de un proceso de reflexión institucional, que contempla instancias de participación y discusión constructiva para la renovación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPLA, destacando:

“La importancia del compromiso y liderazgo de las autoridades en la concreción de este desafío”.

En este sentido, la Encargada de la Unidad de Aseguramiento de la Calidad de Procesos y Funciones (UACPF) de la DIRGECAL, María Pamela Contreras Zorrilla, explicó que el principal objetivo de esta capacitación fue:

“Capacitar a los líderes de cada área estratégica en relación a cómo construir sus matrices de calidad y la importancia de identificar claramente los roles políticos, estratégicos, tácticos y operativos para gestionarlas”.

Carlos González, Rector UPLA: La importancia de la mejora continua: “Tenemos una cultura, que debemos ser capaces de transformar”.

Inicialmente, Carlos González Morales, Rector de nuestra universidad, ofreció algunas palabras de bienvenida a los(as) asistentes, contextualizando el trabajo en desarrollo de co-construcción para la renovación del SIAC, en el contexto de los nuevos desafíos que trae el nuevo Sistema de Acreditación de la Calidad Universitaria, que considera nuevos criterios y estándares (nuevas exigencias que surgen de la Ley de Educación Superior 21.091), expresando que:

“Estamos en la Mejora Continua; cambiando el rol de prepararnos solamente para la Acreditación, sino, que ir un paso más allá, transitar a lo que realmente significa un proceso de calidad, de modo tal, que nosotros seamos capaces de modificar todos nuestros procedimientos, pensando en que debemos hacerlo bien”.

Así mismo el Rector de la UPLA destacó la importancia de la capacitación de Juan Music Tomicic en el contexto de la promoción de una cultura organizacional focalizada a la mejora continua de la calidad:

“Esta vez Juan Music Tomicic trabajará con el equipo Directivo de nuestra institución justamente para informarnos de estas indicaciones, para informarnos de un proceso de mejoramiento continuo; hemos puesto un especial énfasis, una principal preocupación, por hacer un cambio, para mejorar todos nuestros procesos y procedimientos y buscar aquellas estrategias, instrumentos y herramientas que faciliten esto. Vamos a ir, cada vez, acotando más el movimiento y el accionar, para estar todos y todas en sintonía. Pensar esta capacitación como un perfeccionamiento continuo, para conocer nuestros nudos críticos, cuales son nuestras oportunidades, cuáles son las estrategias más apropiadas, de acuerdo al momento, al lugar y por sobre todo, entendiendo que tenemos una cultura, que debemos ser capaces de transformar”.

Seguidamente, la Directora General de Gestión de la Calidad, María Francisca Briones, informó sobre la importancia del trabajo mancomunado y desarrollado durante los últimos meses, realizando un breve resumen (ver infografía) del avance del trabajo de renovación y consolidación del nuevo Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad UPLA.

Por otro lado, la Directora de la DIRGECAL, informó que durante el mes de abril y mayo las diferentes Unidades de la UPLA se alistarán para la construcción  de las Matrices de Calidad en diferentes jornadas de trabajo. El principal objetivo de estas jornadas, explicó, es:

“Capacitar a distintos actores institucionales en el marco del modelo de aseguramiento interno de la calidad y en específico sobre los elementos que contempla cada matriz de calidad, con ejemplos por función institucional. Lo que permitirá, gradualmente que cada vez se sumen más integrantes de la comunidad universitaria, hasta que finalmente, entre todos logremos implementar el renovado sistema interno de aseguramiento de la calidad (SIAC)”

Capacitación SIAC: Construcción de Matrices de Calidad: “Lo que no se mide, no se puede evaluar”

El consultor Juan Music abordó tres temáticas principales: En una primera parte y de forma introductoria, las características del Proceso de Acreditación Institucional vigente y el Proceso de Acreditación, renovado por la Ley de Educación Superior 21.091, explicando las modificaciones en sus dimensiones y criterios de acreditación (entran en vigencia el 1 de Octubre del 2023). En una segunda parte, Music abordó las exigencias de la nueva normativa respecto a la Dimensión 3: Aseguramiento Interno de Calidad, considerando los Criterios y Estándares definidos por la CNA para el Subsistema Universitario, explicando los diferentes niveles de evaluación, tanto para el Criterio 9: Gestión y resultados del sistema interno de aseguramiento de la calidad y Criterio 10: Aseguramiento de la calidad de los procesos formativos. En este sentido, el consultor destacó la significancia del nuevo procedimiento de muestra intencionada de carreras y programas. Tras esto, Music expuso los aspectos de mayor relevancia que la institución deberá analizar y evaluar en la muestra de carreras, destacando:

”La aplicación sistemática del SIAC en ellas y análisis de resultados logrados, respecto a su mejoramiento continuo, capacidad de autorregulación y su calidad en aspectos tales como: coherencia, integridad, equivalencia, pertinencia, eficacia y eficiencia”, ejemplificando con algunos indicadores asociados a cada aspecto.

El tercer punto abordado por Music fueron los requisitos y orientaciones para diseñar un Sistema Interno de Calidad (ver recuadro y figura), realizando una detallada exposición sobre cómo construir las Matrices de Calidad y cómo se relacionan estas con el SIAC.

Al respecto, Music explicó en detalle los componentes del Pilar 1: Modelo de Aseguramiento de la Calidad, describiendo sus componentes: Dimensiones de Calidad, Mapa de Procesos, Matrices de Calidad para cada función Institucional, Mecanismo Internos y Externos de Aseguramiento de la Calidad y Ciclos de Calidad para cada función institucional.

Music, explicó que tras la jornada de trabajo institucional realizada en el mes de enero de este año -donde representantes de diversas unidades de la universidad, tanto académicas como administrativas, analizaron los distintos procesos internos de la institución para definir el “Mapa de Procesos Institucional”– cada Líder de Funciones Institucionales o Áreas Estratégicas, junto a sus respectivos equipos, deberán definir las Matrices de Calidad de cada función Institucional.

También informó que para cada función institucional y dimensiones de calidad establecidas en SIAC se deben establecer criterios, objetivos e indicadores relevantes. Así mismo, Music ofreció algunos conceptos claves para identificar qué se requiere al momento de construir las “Matrices de Calidad en las instituciones de Educación Superior”; tras esto, el asesor ofreció ejemplos de cómo se construyen, aclarando que cada institución las establecerá alineada a sus propósitos, ofreciendo finalmente, ejemplos de matrices de calidad para las diferentes funciones misionales tales como, Docencia de Pregrado; Investigación, Creación e Innovación; Vinculación con el Medio, Gestión Estratégica.

Seguidamente, Music explicó que el SIAC se operacionaliza a través de los “Mecanismos de aseguramiento de la Calidad”, tanto internos como externos, explicando que:

“Estos son instrumentos establecidos por la institución para ir realizando seguimiento y evaluación del SIAC, que debe considerar mecanismos internos y externos de mejoramiento continuo y de aseguramiento de calidad. En el caso de los mecanismos internos de aseguramiento de calidad, asumen un papel principal en la comprobación del funcionamiento del SIAC. Su propósito es evaluar la calidad, la capacidad de mejoramiento continuo y de autorregulación de la institución de todo el quehacer institucional. Ejemplo de mecanismos internos son la Autoevaluación Institucional, de Carreras y Programas; Auditorias Académicas, Auditorias de Procesos y Planes de Mejora”.

Finalmente Music presentó los Ciclos de Calidad para cada función Institucional (ver figura), explicando que:

“Permiten establecer el ciclo de mejora continua para las funciones institucionales. El ciclo de calidad va desde la “evaluación de estado” hasta la “evaluación explicativa”. La evaluación de estado, a través de un conjunto de indicadores, permite llevar el pulso de la institución. La evaluación explicativa, permite dar elementos para la construcción de planes de mejoras y de desarrollo en general.“

Tras la capacitación, se desarrolló una ronda de preguntas en la que los diferentes directivos aclararon dudas y compartieron reflexiones acerca del trabajo por desarrollar de co-construcción del renovado Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad (SIAC).

Testimonios: