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La presente contratación de Servicios de Consultoría denominado “Análisis y diseño del sistema Registro y Seguimiento de productividad científica” en el marco del Fondo Apoyo Innovación en Educación Superior año 2019 titulado “Estrategia de crecimiento sostenible de la producción científica en el desarrollo académico de la Universidad de Playa Ancha de Ciencias de la Educación”, UPA 19101.

Para su conocimiento, se adjunta la siguiente información a partir de la cual agradeceríamos verificar su interés y disponibilidad para ser uno de los candidatos a su adjudicación:

1. Antecedentes generales del proyecto en que se enmarca el Servicio de Consultoría

Efectuar el análisis y diseño del sistema “Registro y Seguimiento de productividad científica”.

2. Identificación del problema o situación a mejorar

Actualmente la Dirección General de Investigación, no cuenta con un sistema de gestión y seguimiento de los proyectos de investigación, publicaciones y las actividades de investigación, realizando registros en planillas Excel con el riesgo de pérdida de información, así como deficiencia tanto en la gestión de los procesos administrativos, como también en los procesos operacionales, dificultando el seguimiento de los proyectos.

Se hace necesario diseñar una solución efectiva que permita mantener un registro de los proyectos y todo lo que la Dirección gestiona para sus actividades, así como también, entregue informes pertinentes permitiendo seguimiento eficiente y oportuna toma de decisiones.

3. Objetivos (General y/o específicos)

3.1. Objetivo General

Realizar el análisis y diseño de un sistema administrativo automatizado para la Dirección General de Investigación, el cual permita mantener, controlar y seguir, la información de los proyectos de investigación gestionados en la institución, permitiendo, además, la integración con la información institucional, proporcionando diferentes tipos de reporte para la gestión.

3.2. Objetivos Específicos

  • Definir los requerimientos funcionales, no funcionales y de integración del nuevo sistema.
  • Especificar las características operacionales del software, tal como, funcionalidades, datos y rendimientos.
  • Diseñar el modelo funcional del sistema, indicando las interfaces del software y las restricciones que debe cumplir el software.

4. Actividades Requeridas (se mencionan las más críticas o relevantes de acuerdo al tipo de trabajo a efectuar)

4.1. Etapa de Incorporación

  • Presentación e integración al equipo de profesionales del área de análisis y desarrollo.
  • Inducción a conocimientos en la gestión institucional, tanto en aspectos académicos como en lo administrativo, que son relevantes para el diseño del sistema.
  • Inducción a conocimientos de aspectos técnicos, relacionados con el diseño y desarrollo de sistemas informáticos en nuestra institución, tales como, políticas de seguridad de la información y políticas de entorno de desarrollo.
  • Participar en diferentes reuniones con jefaturas de las direcciones generales de Investigación e Informática, con el objeto de establecer el marco de trabajo a realizar y para generar una organización adecuada de las actividades a realizar.
  • Generar un informe con la planificación de actividades a ejecutar, que están enmarcadas con el levantamiento de requerimientos y análisis del sistema a diseñar.

4.2. Etapa de Análisis

  • Reconocer y analizar el escenario actual de los usuarios, en torno a la problemática presentada.
  • Recopilar insumos y/o documentos relacionados en la gestión involucrada en el sistema a construir.
  • Efectuar las entrevistas en forma sistemáticas con los diferentes actores involucrados en la problemática, llevando una documentación adecuada y formal de la información levantada en cada una de las reuniones (Acuerdos, observaciones, propuestas), tal como, actas de reuniones.
  • Recopilar y documentar los requerimientos funcionales, no funcionales y de integración que son detectados en las diferentes instancias de análisis, para lograr la solución.
  • Definición y descripción de los procesos administrativos y/o académicos que estarán involucrados en el sistema, indicando reestructuraciones, mejoras o adecuaciones, en caso de que las hubiera.
  • Generar documentación adecuada de la información obtenida y los resultados del análisis realizado.
  • Coordinar reuniones periódicas con la jefatura de las direcciones generales involucradas, con el propósito de informar los trabajos realizados y avances logrados durante la etapa.
  • Recepcionar observaciones del trabajo ejecutado y de los avances logrados, para mejorar la obtención de resultados y del diseño del sistema.

4.3. Etapa de diseño

  • Generar el diseño arquitectónico del sistema, considerando los 4 ejes fundamentales del diseño, tales como, Actores, Reglas de Negocio, Base de datos o información relacionada, transacciones y principales funcionalidades del sistema.
  • Definir detalladamente las funcionalidades del sistema, determinando la trazabilidad de éstas, con los requerimientos funcionales, no funcionales y de integración.
  • Generar el diseño de modelo de base de datos del sistema.
  • Generar el diccionario de datos del modelo de base de datos propuesto.
  • Definir los procedimientos de integración con base de datos institucional.
  • Proponer los módulos y usuarios del sistema, especificando las funcionalidades pertinentes en la modulación.
  • Definir las interfaces de interacción de las principales funcionalidades del sistema, tanto de software, hardware y humanas.
  • Generar los casos de usos o historias de usuarios que permitan ser las especificaciones de cada una de las aplicaciones que se deberán construir en la etapa de Desarrollo e implementación.
  • Generar documentación adecuada de la información y resultados obtenidos en esta etapa.
  • Coordinar reuniones periódicas con la Jefatura de las direcciones generales involucradas, con el propósito de informar los trabajos realizados y avances logrados durante la etapa.
  • Recepcionar observaciones del trabajo ejecutado y de los avances logrados, para mejorar la obtención de resultados y del diseño del sistema.
  • Generar informe con la descripción detallada del sistema, considerando los principales insumos obtenidos en esta etapa: Arquitectura del sistema, procedimientos, modelo de base de datos, procedimientos de integración, especificaciones funcionales del sistema, entre otros.
  • Realizar la presentación del resultado de la etapa de diseño del sistema.
  • Generar informe con los resultados de la etapa de análisis, detallando los requerimientos detectados, definición de los procedimientos y especificaciones funcionales del sistema.
  • Realizar la presentación del resultado de la etapa de análisis del sistema.

4.4. Etapa de implementación

  • Generar la Planificación de desarrollo del sistema.
  • Coordinar reuniones periódicas con la jefatura de las direcciones generales involucradas, con el propósito de informar los trabajos realizados y avances logrados durante la etapa.
  • Generar Informe con el plan de proyecto, describiendo cómo serán ejecutados los procesos y actividades a ejecutar, para asegurar su conclusión o término exitoso, así como la calidad de los productos entregables.

5. Tiempo presencial (y no presencial, si lo hubiera) asociado a las actividades

El tiempo total para ejecutar el trabajo es de 120 días (4 meses).

Considerando la situación actual, las acciones de recopilación de antecedentes, reuniones y otras actividades se llevarán a cabo de manera telemática (zoom u otro formato, teléfono, correo electrónico) de lunes a viernes en horario 9.00 a 17.00 horas.
En caso de que la Universidad cuente con las condiciones para desarrollar actividades de manera presencial, esta dispondrá de un lugar físico, en donde a lo menos el 50% de las tareas llevadas a cabo por el profesional, deben realizarse de manera presencial de lunes a viernes en horario 9.00 a 17.00 horas.

6. Precisar Resultados / Informes / Productos (cada uno debe estar asociado a fechas específicas o plazos definidos)

6.1. Etapa de incorporación

Informe con la planificación de actividades a ejecutar, que están enmarcadas con el levantamiento de requerimientos y análisis del sistema a diseñar. El informe a entregar debe contener a lo menos los siguientes componentes:

  • Calendario de las tareas del proyecto, indicando la fecha de inicio y fecha de finalización previstas para cada tarea, y las relaciones y dependencias entre ellas.
  • Esfuerzo y el costo estimado en tiempo.
  • Identificación de los riesgos del proyecto.

6.2. Etapa de análisis

Informe con los resultados de la etapa de Análisis, detallando los requerimientos detectados, definición de los procedimientos y especificaciones funcionales del sistema. El informe a entregar debe contener a lo menos los siguientes componentes:

  • Actas de reuniones conducentes en las entrevistas a los usuarios o actores relevantes para el levantamiento de requerimientos.
  • Objetivos del proyecto.
  • Descripción del sistema a construir
  • Propósito del sistema
  • Alcances y límites del sistema a diseñar
  • Especificación detallada de requerimientos
  • Registro de trazabilidad de los requerimientos
  • Componentes principales del sistema.

6.3. Etapa de diseño

Informe con la descripción detallado del diseño del sistema, considerando los principales insumos obtenidos en esta etapa. El informe a entregar debe contener a lo menos los siguientes componentes:

  • Diseño arquitectónico (de alto nivel) del sistema:
  • Identifica los componentes de software requeridos.
  • Identifica la relación entre los componente de software.
  • Características de desempeño de Software.
  • Interfaces de hardware, software y humanas.
  • Características de seguridad.
  • Requisitos de diseño de base de datos.
    • Manejo de errores y atributos de recuperación.
  • Diseño detallado (de bajo nivel) del Software. Debe incluir detalles de los componente de sistema que facilitan la construcción y prueba dentro del entorno de programación.
    • Diseño detallado del sistema: prototipos, diagramas de flujos, diagrama entidad-relación.
    • Formato de entrada / salida de los datos.
    • Especificaciones de las necesidades de almacenamiento de los datos.
    • Definir el formato de las estructuras de datos requeridas.
    • Define los campos de datos y el propósito de cada elemento de datos requerido.
    • Diccionario de datos.
    • Proporciona las especificaciones de la estructura de los programas que componen el sistema.
  • Otra información relevante para el diseño del sistema

6.4. Etapa de Implementación

Informe con el plan de proyecto, describiendo cómo serán ejecutados los procesos y actividades a ejecutar, para asegurar su conclusión o término exitoso, así como la calidad de los productos entregables.

7. Contribución del Contratante al trabajo que efectuará el Consultor

  1. Planillas Excel utilizadas en la gestión de proyectos.
  2. Formularios de inscripción de proyectos.
  3. Decretos u otros documentos relevantes en el procedimiento involucrado.
  4. Modelo de bases de datos institucional relacionadas con el sistema a construir.
  5. Especificaciones de arquitectura de servidores y servicios de tecnología.

8. Perfil del consultor o consultora

8.1. Formación académica

  • Técnicos de nivel superior o universitarios completos
  • Cursos de perfeccionamientos o especialización en el área
  • Postítulos o postgrados

8.2. Experiencia

  • Al menos 3 años en el área del análisis y desarrollo de sistema. En lo posible con experiencia en entidades universitarias.

9. Contraparte técnica (IES)

  • Dirección General de Investigación.
  • Dirección General de Informática.

10. Temas administrativos

10.1. Tipo de contrato

Boleta Honorarios contra entrega de productos.

10.2. Monto total

$ 5.200.000 ($1.300.000 por 4 meses)

10.3. Documentos para solicitar el pago

Mes 1

  • Informe de planificación de actividades a ejecutar.
  • Informe de avance de Análisis efectuado al sistema y que especificado en la etapa de análisis.

Mes 2

  • Informe con los resultados del análisis final del sistema, especificado en la etapa de análisis.

Mes 3

  • Informe de avance de diseño del sistema, especificado en la etapa de diseño.

Mes 4

  • Informe con la descripción definitiva y detallada del diseño del sistema, especificado en la etapa diseño.
  • Informe con el plan de proyecto, determinado en la etapa de implementación.

Contacto e informaciones

José Ignacio Heresi Besoain
Correo electrónico: jose.heresi@upla.cl

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