La UPLA avanza en innovación

A partir del próximo año la Universidad de Playa Ancha ejecutará el Sistema Integrado de Gestión Académica (SIGA), que permitirá articular en una base de datos única los procesos académicos y administrativos, facilitando la realización de diversos trámites en línea, simplificando procesos y disminuyendo los tiempos de espera.

La iniciativa surgió del proyecto MECESUP UPA 0602 “Generación de mayores capacidades de gestión académica. Eje estratégico: mejoramiento de la gestión académica”, que lidera el académico Antonio Maurer Fürst junto a Juan Carlos Díaz, como director alterno.

A nueve meses de que se iniciara el proceso de implementación del Sistema, el equipo realizador explica las etapas en que se encuentra esta iniciativa.

¿Cuáles son los principales beneficios de esta nueva herramienta de gestión?

“El software Banner Student, sobre el que se articula el Sistema Integrado de Gestión Académica, permitirá mejorar la calidad de los servicios administrativos que entrega la Universidad a sus egresados, estudiantes y académicos a través de una plataforma que puede ser visitada desde cualquier lugar que tenga acceso a Internet.

“Desde esta plataforma los estudiantes podrán tramitar certificados, revisar el registro de notas, realizar su matrícula administrativa, inscribir ramos, además de efectuar pagos y cancelaciones.

“Los académicos tendrán la posibilidad de realizar la programación académica del semestre, revisar los ramos que tienen a su cargo, las salas en que se realizarán las clases, ingresar las notas de sus estudiantes y registrar el contenido de los ramos a través de una cartola electrónica, entre otras cosas”, explicó Juan Carlos Díaz.

El profesor Maurer dijo que “más allá de estos beneficios, lo que nos interesa destacar es que es un servicio que vincula las nuevas tecnologías con un cambio cultural importante dentro de la institución, en cuanto a la gestión de los datos y la entrega de un servicio rápido, eficiente e integral”.

¿En qué etapa se encuentra el proyecto SIGA?

“Actualmente se están desarrollando capacitaciones a un equipo funcional y técnico compuesto cada uno por ocho personas. Ellos serán los encargados de trabajar en los distintos planos que contempla la implantación de este proyecto; uno tiene que ver con conocer y administrar los distintos servicios que entrega el sistema y otro con asegurar su funcionamiento y mantenimiento.

“El equipo funcional totalizará una instrucción de 18 módulos que giran en torno a las necesidades universitarias desplegadas en admisión, historial, aranceles, planes de estudio, entre otros.

“Posteriormente, serán los encargados de capacitar a académicos y a los funcionarios de las unidades de aranceles, registro curricular y docencia, con el objeto de socializar a nivel institucional el uso de este sistema.

“En paralelo, se realiza un perfeccionamiento a un grupo de profesionales de la Dirección General de Informática que han estado a cargo, en un primer momento, de la migración de contenidos a una base de datos única y luego a mantener el sistema y realizar las actualizaciones pertinentes», aclaró Maurer.

¿Los funcionarios elegidos para esta capacitación responden a un perfil especial?

El director alterno respondió que “son profesionales y funcionarios comprometidos con la institución y con su desarrollo, que se caracterizan por tener las competencias necesarias para utilizar este software de gestión y por otro lado son respetados por sus compañeros de trabajo, lo que permitirá que como líderes naturales del proyecto sean los encargados de enseñar el funcionamiento de esta plataforma a todos los funcionarios y académicos”.

¿Cuáles son las etapas que siguen?

“En primer lugar, continuar con las capacitaciones de los equipos técnicos y funcionales, de manera tal que para agosto se pueda comenzar la socialización en académicos y funcionarios. Luego, se realizará la difusión del sistema entre los estudiantes.

“En noviembre deberíamos iniciar la marcha blanca del proyecto y en marzo de 2012 las matrículas de todos los estudiantes debería efectuarse a través de este sistema”, manifestó Juan Carlos Díaz.

¿Cuál es la evaluación que hacen de este proceso?

“Venimos trabajando en este proyecto desde hace cuatro años atrás, contando con la colaboración de muchos profesores. Desde la adjudicación del proyecto hemos visto cómo las piezas comienzan a encajarse y a caminar unidas, cabe recordar que ha sido fundamental el apoyo de las unidades académicas y administrativas vinculadas directamente con este proceso, a quienes agradecemos su apoyo y compromiso.

“Esperamos facilitar el acceso al Sistema Integrado de Gestión Académica, dando a conocer la manera de utilizarlo y las ventajas que tiene asociada, de forma que fortalezcamos la gestión administrativa y académica, mejorando la calidad del servicio que entrega la universidad a sus estudiantes y egresados”, concluyó el director del proyecto.

Más información en: Sistema Integrado de Gestión Académica.

Datos de contacto:
Antonio Maurer, Coordinador MECESUP (amaurer@upla.cl)
Juan Carlos Díaz, Director Alterno (jcdiaz@upla.cl)