Romina Vilches Prado, coordinadora de la Unidad de Análisis y Registro DGVM: “Debemos pensar las plataformas como dinámicas y necesarias de ajustar a medida que pasa el tiempo”

El Sistema de Registro y Evaluación de acciones de Vinculación con el Medio (Sinte VcM) es una herramienta indispensable a la hora de pensar en la acreditación institucional. Dirigido a las unidades académicas y administrativas, el sistema apunta a recopilar información de actividades universitarias para diseñar estrategias y formas de vínculo con los territorios y sus comunidades.

Es por esto que, en estos últimos meses, el Sinte VcM ha comenzado una etapa de actualización, que optimiza los procesos de registro y fortalece la calidad de los datos reportados, para alcanzar los estándares que la Ley de Universidades Estatales y la Comisión de Acreditación Nacional (CNA) demandan a la UPLA.

Desde la Dirección General de Vinculación con el Medio (DGVM), la Unidad de Análisis y Registro (UAR) ha sido la encargada de liderar este proceso, en conjunto con la Dirección General de Informática, quienes han desarrollado el sistema para el registro.

Romina Vilches Prado, estudiante de Magíster en Bibliotecología e Información, y coordinadora de la unidad, nos cuenta sobre los principales cambios que trae esta actualización y las próximas capacitacitaciones que se realizarán para reforzar el registro en la universidad:

-Hace poco se dio a conocer el informe «VcM en cifras 2022», ¿Cuál fue el panorama del año pasado respecto al registro de acciones?

En general podemos decir que fue un buen año, en el que continuamos aumentando las cifras que permiten dar cuenta del despliegue territorial de la Universidad de Playa Ancha. El registro total fue de 612 actividades, las que responden a diferentes instancias que se encuentran en sintonía con dos de los ejes estratégicos de la política institucional, que son la vinculación académica y la extensión universitaria.

-¿Y cómo ha sido la recepción de esta cultura del registro y del Sinte VcM en la Universidad?

Creo que, paulatinamente, hemos logrado difundir y avanzar en generar una cultura del registro. Un punto importante es que ello se realiza de manera autónoma, es decir, cada académico/a o profesional UPLA es responsable de su actividad, y que dichas evidencias se encuentren sistematizadas oportunamente, lo que  resulta fundamental para la contribución de la calidad interna y externa, pero lo importante, es que la herramienta sea pertinente y validada por la comunidad de nuestra casa de estudios.

-Frente a esta situación ¿Cuáles son los principales cambios que trae esta actualización del sistema? ¿En base a qué se realizó?

Los ajustes realizados apuntan a mejorar la experiencia de quienes utilizan el sistema, como también a aportar un mayor detalle en los datos entregados sobre cada actividad. Es importante mencionar que se actualizaron las viñetas de información y el material de apoyo, el cual está disponible para consultar y guiar al momento de comprender qué entendemos por impactos, contribuciones, agentes territoriales, convenios de colaboración, entre otros elementos, que son claves al momento de hacer un registro o manejar los conceptos que se trabajan en VcM.

Todo lo anterior, se realizó en base a consultas que hemos sistematizado a partir de talleres, asistencias personalizadas, pruebas y diferentes instancias que nos han solicitado; en coherencia con el proyecto UPA-21991 para el fortalecimiento institucional.

-¿Se piensa continuar con las actualizaciones? ¿Qué se viene?

Sí. Debemos pensar las plataformas como dinámicas y necesarias de ajustar a medida que pasa el tiempo. Uno de los desafíos más próximos es la habilitación del eje de comunicación estratégica, acorde con nuestra política, y la integración de un software más sofisticado que permita automatizar el análisis de datos para responder de manera eficiente a las unidades académicas con respecto a su avance en vinculación.

También, a medida que realizamos las capacitaciones y las pruebas correspondientes, vamos solicitando las mejoras que son necesarias de manera urgente. Para eso siempre contamos con el apoyo del área técnica que nos entrega la Dirección General de Informática. Y también se aprovecharán los recursos del Plan de Fortalecimiento que, en materias de sistema, nos permitirá avanzar en superación de brechas que se detectaron en materias de registro.

-¿Cuándo se realizarán las capacitaciones? ¿Cuáles son sus objetivos?  ¿Quiénes deben capacitarse en el sinte vcm?

A partir de junio comenzaremos a convocar las capacitaciones para las diferentes unidades académicas y administrativas, es decir, para toda la comunidad de profesionales, académicos/as y funcionarios/as de administración y servicio que realizan vinculación con el medio. También se considerará un espacio para quienes se adjudiquen fondos del Social CreaLab, que en años anteriores nos ha llevado a habilitar perfiles para estudiantes en el sistema.

El desafío y objetivo para este año, es que podamos continuar socializando la plataforma y posicionarla como herramienta oficial e institucionalizada del área, y que en la calidad de los datos aportados se ajuste de mejor forma a lo esperado, expresando claramente la metodología de trabajo y de qué manera nos estamos vinculando bidireccionalmente, bajo qué tipo de financiamientos, si tributan a los Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS), etc.

-¿Por qué es relevante que estas acciones VcM queden registradas?

Que la universidad cuente con instrumentos para avanzar en la sistematización de acciones que integran sus funciones misionales es un insumo indispensable, y SINTE VcM es el soporte base para su análisis.

Este insumo nos permite evaluar y retroalimentar a quienes registran de acuerdo a los datos aportados, visualizar los convenios de colaboración activos e identificar agentes de nuestro entorno relevante; cantidad de participantes, y detectar líneas temáticas emergentes que se abordan para dar respuesta a sus demandas, lo que es fundamental para que, como institución, logremos avanzar en las mediciones del impacto y de cómo contribuyen las interacciones que se articulan para el bienestar integral de los territorios y las personas.

Todas estas evidencias, se entregan a través de informes para dar cuenta de lo realizado por las diferentes unidades académicas, siendo un recurso clave para la mejora continua, y para proyectar iniciativas que puedan derivar en programas permanentes que cumplan con los criterios y estándares que se exigen en nuestro país para la educación superior.

(Esteban Moreno T., periodista Dirección General de Vinculación con el Medio)