Archivo General se puso pantalón largo

“La información es poder” reza el dicho. Si esto se aplicara literalmente en nuestra universidad, el más  poderoso sería el equipo de trabajo que compone Archivo General. Se trata de un departamento que cumplió recientemente 21 años de edad y cuya formación  fue sugerido en esos años, por el actual rector Patricio Sanhueza, en su calidad de Secretario General.

A lo largo de estas dos décadas, todos lo reconocen como un área clave en la institución: en él se guarda celosamente  nuestra historia, que se grafica en los siete millones de documentos que alberga. Actualmente lo dirige Carmen Gloria Arlegui Muñoz.

-¿En qué circunstancias se produjo la creación de este departamento?

“Nuestro rector, Patricio Sanhueza, como buen profesor de historia y jurista se dio cuenta de la necesidad de que exista una memoria histórica, un respaldo, una huella del quehacer administrativo y de vida de nuestra universidad. Esa tarea titánica la asumió  la señora Mireya Vélez Cárdenas, quien inició este archivo en 1991, acompañada por el funcionario administrativo Guillermo Salinas Díaz”. –

Han pasado más de 20 años ¿El objetivo del Departamento de Archivo General sigue siendo el mismo?

“Por una parte así es, porque tenemos a nuestro cargo el resguardo no solo documentación, sino el patrimonio histórico. Es el camino que hemos recorrido para ser lo que somos hoy. Pero también, ahora nuestro objetivo es modernizarlo automatizándolo, para hacer más expedito el servicio a la comunidad universitaria».

-Concretamente ¿qué tipo de documentos encontramos en este departamento?

“Principalmente, archivos administrativos desde que éramos Universidad de Chile, pasando por Academia Superior de Ciencias Pedagógicas, hasta llegar a la Universidad de Playa Ancha. En estas etapas se han generado, y se siguen generando distintos  tipos de documentación administrativa».

-¿Cuál es la característica de la labor que se realiza en esta unidad?

“Trabajamos en forma transversal con toda la universidad, a pesar de que nuestro contacto diario es más frecuente con unos que con otros. Por ejemplo, en estos momentos trabajamos en forma directa con  Gestión Curricular. Nosotros los proveemos de información que requieren para elaborar sus certificados, porque somos los depositarios de las cartolas de los alumnos, tenemos la historia de cada uno de ellos, de cada carrera».

-Existe alguna documentación especial?

“El archivo histórico. Es decir, documentación que dice relación con la vida e historia de nuestra institución, de la génesis de la Universidad de Playa Ancha. Esta documentación se encuentra escaneada, ya que por ser única  debemos tener un resguardo especial y una conservación preventiva para su permanencia en el tiempo».

-¿Dónde guardan los documentos?

“En el  depósito de Archivo General, con un resguardo especial,  donde hacemos conservación preventiva y aplicamos todas las medidas que nos permitan la mantención en las mejores condiciones de nuestros documentos. Contamos con un sistema de full space muy práctico, que permite proteger la documentación, pues hay resguardos de luz, humedad y temperatura».

-¿Y qué pasa con las fotografías?

“Hemos tenido fotografías, pero siempre he sido de la idea de que, a pesar de que tenemos un resguardo con conservación preventiva, uno tiene que compartir información, por lo tanto, pusimos a disposición en préstamo (ya que las tenemos escaneadas) al  director de General de Comunicaciones las fotografías que tenía para que se utilicen cuando sea necesario”.

-Usted mencionó que ya hay cerca de siete millones de documentos. ¿Cuál es el criterio para guardarlos?

“Simple: seguimos el organigrama de la universidad, el que se va desplegando igual que un abanico, por lo tanto, es factible encontrar un documento en 20 minutos. De todos modos, es necesario precisar que cada cierto tiempo hacemos lectura de estantería, y realizamos un trabajo de eliminación (expurgo documental), que se realiza bajo ciertos parámetros muy precisos, como el plazo y contenido, y con un Acta donde se convoca a quienes han generado la documentación y otras autoridades de la universidad».

-¿Qué podría decir de su equipo de trabajo?

“Que es el mejor. Cada uno de nosotros está en condiciones de  reemplazar a los demás en caso de necesidad  ya que somos un equipo cohesionado. Somos cuatro: Joyce Celedón Añasco, secretaria, dos funcionarios administrativos: Washington Figueroa Galleguillos, encargado de la transferencia documental  y Cristian González Puebla, responsable del préstamo documental y yo, Carmen Gloria Arlegui, bibliotecóloga Jefa de Archivo. Este equipo posee un compromiso férreo en cumplir con la misión de rescatar, preservar, conservar y difundir nuestro acervo documental, como legado patrimonial fuente de consulta y testimonio histórico”.

-¿Hay alguna anécdota sobre el funcionamiento del Archivo que quiera compartir?

“Nosotros proveemos a los alumnos de información sobre sus Programas de Estudio, por lo tanto, en más de una ocasión nos ha ocurrido que un exalumno que está en el extranjero nos ha solicitado ayuda para poder homologar ramos o para comprobar contenidos de ramos realizados y aprobados. Este hecho, ha permitido generar lazos con las personas, quienes después comparten con nosotros parte de sus historias. Recuerdo un caso de una usuaria que desde Estados Unidos nos solicitó  sus Programas de Estudio, una vez atendida con rapidez y diligencia, siguió teniendo contacto y posteriormente nos contó que se casó, después nos habló de sus hijos y de muchas otras cosas que le fueron ocurriendo. Son en estos hechos, que parecen cotidianos, que nos confirman que la calidad del servicio que realizamos,  el trato personalizado y deferente, son características fundamentales  de nuestro trabajo”.