Director General de Informática analiza proceso de matrícula online

Sólo diez días tomó el desarrollo del proyecto y la implementación del proceso de matrícula online del segundo semestre en la Universidad de Playa Ancha. La situación era crítica y no había tiempo que perder. Más que un desafío, fue una necesidad que requería una solución urgente y eficiente, que llevó a cabo la Dirección General de Informática de la institución.

Su director, Carlos González Morales, valoró la capacidad y compromiso de las personas para responder a los requerimientos de rectoría.

“Nos preguntaron ¿se puede hacer inscripciones en línea? Respondimos que sí, aunque sabíamos que era un trabajo titánico, pero quedó demostrado que contamos con los recursos humanos, particularmente en el área informática, y eso nos tiene contentos, aún cuando reconocemos que tenemos que trabajar para mejorar el sistema”, afirmó la autoridad.

En concreto, la solución que implementaron permitió al alumno tomar todos los ramos correspondientes a su semestre, y todos aquellos que reprobó y que debería cursar ahora. También fue posible incluir las asignaturas que se eliminaron y que las facultades aprobaron para que fueran reprogramadas.

Además, permitió a los alumnos tener un registro automático de su correo electrónico, eliminar errores de las claves de las asignaturas, y permitir que todas las matrículas pasen automáticamente al sistema informático de la universidad, por lo tanto, los coordinadores podrán tener la lista de los cursos de todas las asignaturas, con los nombres de sus alumnos y correos, lo que antes tomaba mucho tiempo.

PRINCIPAL CRÍTICA

A la hora del análisis, Carlos González mencionó que se realizaron varios procesos en forma simultánea (cierre de actas de notas, cierre de cursos, eliminación de asignaturas), lo que requirió optimizar el tiempo.

En cuanto a las críticas que realizaron algunos usuarios del sistema, González explicó que hubo momentos en que éste colapsó, principalmente por la gran cantidad de personas que estaban haciendo uso de él (profesores y alumnos).

“Sin duda, esto hizo que nuestros servidores se tornaran más lentos, y que las redes colapsaran en los momentos peak. Lo que ocurrió fue equivalente a realizar miles de transacciones por segundo, lo que saturó la máquina que guarda el respaldo de los alumnos. Pero, afortunadamente, logramos nuestro objetivo”, precisó el académico, quien a su vez agradeció que los alumnos hayan aceptado realizar este trámite en forma virtual, el cual se implementó por primera vez considerando la contingencia.

A modo de evaluación, González dijo que hubo estudiantes que no tenían sus claves para hacer uso de su mail, lo que en su momento constituyó una dificultad concreta para acceder a la matrícula virtual. “Todos los alumnos, al momento de ingresar a la universidad, reciben su cuenta de correo y un password, el cual deben activar y luego modificar. Sin embargo, no todos lo hacen y es lamentable, porque el correo UPLA es una cuenta gmail, por lo tanto, tiene una gran capacidad de almacenamiento”, agregando que a ese correo la universidad envía permanente información académica.

Finalmente, para mejorar el sistema, el directivo planteó que es fundamental modernizar los servidores y la regulación de la programación académica. Ello permitirá, por ejemplo, incluir los horarios, regular los topes en las asignaturas y el número de alumnos por curso.

“En eso vamos a trabajar ahora, en normalizar este proceso, porque la idea es que sea eficiente, expedito, rápido y amigable”, concluyó.