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UPLA Acreditada

Equipo y funciones

Principales funciones

Secretaría de Estudios
  • Coordinar los procesos académicos y administrativos relacionados con la docencia.
  • Vincularse con las comisiones curriculares de las carreras con el fin de recibir inquietudes y propuestas acerca de mallas curriculares y estimular sus planes de mejoramiento junto a la Dirección de Estudios Curriculares.
  • Vincularse con las direcciones dependientes de la Vicerrectoría Académica para trabajos en equipo de mejoramiento de los aspectos curriculares y de docencia.
  • Programar las actividades académicas del año lectivo.
  • Atender personalizadamente a los estudiantes con problemas. (económicos, salud y académico).
  • Ejecutar las políticas y decisiones emanadas de la Vicerrectoría Académica en materia de Secretaría de Estudios.
  • Controlar el proceso de registro del rendimiento académico de los estudiantes de la Universidad.
  • Recibir e informar -para su resolución por quien corresponda:
    • Homologaciones.
    • Traslados.
    • Transferencias.
    • Postergaciones de estudio.
    • Terceras oportunidades.
    • Reincorporaciones.
    • Prestaciones de servicios.
    • Otras situaciones de índole curricular.
  • Coordinar el ingreso de datos al sistema computacional.
  • Tramitar y certificar.
  • Presentar los casos que debe resolver el Tribunal Académico.
  • Recibir y tramitar las solicitudes de los estudiantes concernientes a su currículo.
  • Atender a las solicitudes de: Secretaría General, Contraloría, Vicerrectorías, Direcciones y Coordinaciones.
  • Organizar, coordinar, controlar y registrar los procesos administrativos inherentes al departamento:
    • Matrículas.
    • Modificación de matrículas.
    • Listas de cursos.
    • Actas de defensa de título.
    • Actas de notas.
Secretaría de Movilidad Nacional
  • Llevar la movilidad estudiantil nacional, virtual y presencial.

  • Participar en reuniones con el equipo del CUECH.

  • Levantar programación de cursos sello para la movilidad virtual.

  • Mantener base de datos con los cursos actualizados de la plataforma U campus.

  • Generar certificación para los estudiantes externos que cursan modalidad virtual.

  • Gestionar el ingreso de actividades realizadas en Modalidad Virtual a estudiantes UPLA y así cumplir con sus sellos correspondientes.

  • Colaborar en la preparación y difusión de las convocatorias virtuales y presenciales.

  • Brindar orientación a estudiantes de ambas modalidades.

  • Gestionar todo tipo de solicitud que requiera el CUECH.

Estadístico
  • Monitorear los datos del sistema (I-Serie).
  • Validar datos en el sistema.
  • Registrar la evolución académica.
  • Generar información desde sistema SICODO
  • Elaborar informes mensuales y anuales de los datos estadísticos provenientes de la Secretaría de Estudios.
  • Trabajar en equipo con la Dirección General de Análisis y Planificación Estratégica Institucional.
  • Alimentar de información a distintas unidades y proyectos de la Universidad.
Secretaría
  • Atención de estudiantes, profesores y público en general.
  • Gestionar solicitudes de conocimientos relevantes.
  • Registro al sistema de docencia.
  • Comunicarse (telefónicamente y/o vía e-mail) con alumno y/o coordinador docente.
  • Recepcionar y despachar documentación (con registro en el libro de correspondencia despachada)
  • Timbrar con fechador.
  • Fotocopiar documentación.
  • Distribuir correspondencia.
  • Archivar.
  • Elaborar documentos.
  • Ingresar solicitud de compra en sistema MMM (averiguar precios, especificaciones)
  • Recepción y distribución de materiales.
  • Colaborar en la ejecución del listados de necesidades de materiales en el presupuesto del año.
  • Gestionar solicitudes de imprenta, viáticos, cotizaciones, reitimización.
  • Elaborar informe para el tribunal académico.
  • Gestionar las Becas de Honor.
  • Hacer cumplir el reglamento del alumno y el calendario académico.
Coordinación de progresión curricular y titulación
  • Revisar la documentación emitida por la sección de Progresión Curricular y Titulación.
  • Elaborar informes académicos.
  • Coordinar la entrega de documentación solicitada por las distintas unidades.
  • Recepcionar y distribuir la documentación entregada por la Secretaría de Estudios.
  • Responder la correspondencia enviada vía correo electrónico a la Secretaría de Estudios.
Área de progresión curricular y titulación
  • Relacionarse directamente con  los aspectos académico-administrativos desde el ingreso hasta la titulación de nuestros estudiantes.
  • Manejar especies valoradas.
  • Entregar certificados tales como:
    • Alumno regular.
    • Egreso.
    • Horas pedagógicas
    • Documentos especiales
    • Otros.
  • Tramitar:
    • Postergación.
    • Reincorporación.
    • Terceras oportunidades.
    • Traslados y transferencias.
    • Homologaciones.
    • Renuncias.
    • Legalizaciones.
    • Prestación de servicios.
    • Tramitación de los expedientes de título.
  • Atención personalizada a:
    • Estudiantes.
    • Coordinadores docentes.
    • Académicos.
    • Asistentes sociales.
    • Personal de aranceles.
    • Egresados.
Área de gestión y control de procesos
  • Revisar la programación académica y matrículas académicas.
  • Atender a los estudiantes para su orientación, verificación y enmienda de inscripción de ramos.
  • Atender a los docentes para el chequeo de sus listas de curso, actas de curso, habilitación de actas y orientación en general.
  • Atender a los coordinadores docentes para la corrección de matrículas académicas.
  • Trabajar con las solicitudes:
    • De más créditos.
    • Asignaturas sin pre-requisito.
    • Modificación de matrículas.
  • Además, se ingresan:
    • Postergaciones de carreras.
    • Renuncias.
    • Homologaciones.
  • Chequear a la revisión de las listas de curso efectuada por los profesores.
  • Reportar a la Secretaría de Estudios las listas de curso y actas.
  • Imprimir los cohortes de las distintas carreras para becas y postulaciones varias.
  • Imprimir y administrar las actas de término de curso, además de la generación de actas especiales por diversos motivos:
    • Matrículas fuera de plazo.
    • Modificación de matrículas.
    • Actas de conocimientos relevantes.
    • Actas postergación de pruebas finales.
    • Otras.
  • Generar actas de seminarios de título para los estudiantes que defienden su tesis y, posteriormente, envío de las tesis a Biblioteca.
  • Asesorar a la dirección en la codificación y claves para los nuevos planes de estudio.
  • Trabajar paralelamente con la dirección de informática en cada nueva aplicación.
Atención de público
  • Atender al público en general.
  • Asistir a los estudiantes en la recepción de solicitudes y trámites.
  • Vincular al estudiante con la encargada de carrera, secretaria y director de la Secretaría de Estudios.
  • Entregar la documentación generada por la Secretaría de Estudios.
  • Ingresar la información de solicitudes al sistema al final de cada día.

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