Equipo y funciones
Principales funciones
Secretaría de Estudios
- Coordinar los procesos académicos y administrativos relacionados con la docencia.
- Vincularse con las comisiones curriculares de las carreras con el fin de recibir inquietudes y propuestas acerca de mallas curriculares y estimular sus planes de mejoramiento junto a la Dirección de Estudios Curriculares.
- Vincularse con las direcciones dependientes de la Vicerrectoría Académica para trabajos en equipo de mejoramiento de los aspectos curriculares y de docencia.
- Programar las actividades académicas del año lectivo.
- Atender personalizadamente a los estudiantes con problemas. (económicos, salud y académico).
- Ejecutar las políticas y decisiones emanadas de la Vicerrectoría Académica en materia de Gestión Curricular.
- Controlar el proceso de registro del rendimiento académico de los estudiantes de la Universidad.
- Recibir e informar -para su resolución por quien corresponda:
- Homologaciones.
- Traslados.
- Transferencias.
- Postergaciones de estudio.
- Terceras oportunidades.
- Reincorporaciones.
- Prestaciones de servicios.
- Otras situaciones de índole curricular.
- Coordinar el ingreso de datos al sistema computacional.
- Tramitar y certificar.
- Presentar los casos que debe resolver el Tribunal Académico.
- Recibir y tramitar las solicitudes de los estudiantes concernientes a su currículo.
- Atender a las solicitudes de: Secretaría General, Contraloría, Vicerrectorías, Direcciones y Coordinaciones.
- Organizar, coordinar, controlar y registrar los procesos administrativos inherentes al departamento:
- Matrículas.
- Modificación de matrículas.
- Listas de cursos.
- Actas de defensa de título.
- Actas de notas.
Secretaría de Movilidad Nacional
-
Llevar la movilidad estudiantil nacional, virtual y presencial.
-
Participar en reuniones con el equipo del CUECH.
-
Levantar programación de cursos sello para la movilidad virtual.
-
Mantener base de datos con los cursos actualizados de la plataforma U campus.
-
Generar certificación para los estudiantes externos que cursan modalidad virtual.
-
Gestionar el ingreso de actividades realizadas en Modalidad Virtual a estudiantes UPLA y así cumplir con sus sellos correspondientes.
-
Colaborar en la preparación y difusión de las convocatorias virtuales y presenciales.
-
Brindar orientación a estudiantes de ambas modalidades.
-
Gestionar todo tipo de solicitud que requiera el CUECH.
Estadístico
- Monitorear los datos del sistema (I-Serie).
- Validar datos en el sistema.
- Registrar la evolución académica.
- Generar información desde sistema SICODO
- Elaborar informes mensuales y anuales de los datos estadísticos provenientes de la Secretaría de Estudios.
- Trabajar en equipo con la Dirección General de Análisis y Planificación Estratégica Institucional.
- Alimentar de información a distintas unidades y proyectos de la Universidad.
Secretaría
- Atención de estudiantes, profesores y público en general.
- Gestionar solicitudes de conocimientos relevantes.
- Registro al sistema de docencia.
- Comunicarse (telefónicamente y/o vía e-mail) con alumno y/o coordinador docente.
- Recepcionar y despachar documentación (con registro en el libro de correspondencia despachada)
- Timbrar con fechador.
- Fotocopiar documentación.
- Distribuir correspondencia.
- Archivar.
- Elaborar documentos.
- Ingresar solicitud de compra en sistema MMM (averiguar precios, especificaciones)
- Recepción y distribución de materiales.
- Colaborar en la ejecución del listados de necesidades de materiales en el presupuesto del año.
- Gestionar solicitudes de imprenta, viáticos, cotizaciones, reitimización.
- Elaborar informe para el tribunal académico.
- Gestionar las Becas de Honor.
- Hacer cumplir el reglamento del alumno y el calendario académico.
Coordinación de progresión curricular y titulación
- Revisar la documentación emitida por la sección de Progresión Curricular y Titulación.
- Elaborar informes académicos.
- Coordinar la entrega de documentación solicitada por las distintas unidades.
- Recepcionar y distribuir la documentación entregada por la Secretaría de Estudios.
- Responder la correspondencia enviada vía correo electrónico a la Secretaría de Estudios.
Área de progresión curricular y titulación
- Relacionarse directamente con los aspectos académico-administrativos desde el ingreso hasta la titulación de nuestros estudiantes.
- Manejar especies valoradas.
- Entregar certificados tales como:
- Alumno regular.
- Egreso.
- Horas pedagógicas
- Documentos especiales
- Otros.
- Tramitar:
- Postergación.
- Reincorporación.
- Terceras oportunidades.
- Traslados y transferencias.
- Homologaciones.
- Renuncias.
- Legalizaciones.
- Prestación de servicios.
- Tramitación de los expedientes de título.
- Atención personalizada a:
- Estudiantes.
- Coordinadores docentes.
- Académicos.
- Asistentes sociales.
- Personal de aranceles.
- Egresados.
Área de gestión y control de procesos
- Revisar la programación académica y matrículas académicas.
- Atender a los estudiantes para su orientación, verificación y enmienda de inscripción de ramos.
- Atender a los docentes para el chequeo de sus listas de curso, actas de curso, habilitación de actas y orientación en general.
- Atender a los coordinadores docentes para la corrección de matrículas académicas.
- Trabajar con las solicitudes:
- De más créditos.
- Asignaturas sin pre-requisito.
- Modificación de matrículas.
- Además, se ingresan:
- Postergaciones de carreras.
- Renuncias.
- Homologaciones.
- Chequear a la revisión de las listas de curso efectuada por los profesores.
- Reportar a la Secretaría de Estudios las listas de curso y actas.
- Imprimir los cohortes de las distintas carreras para becas y postulaciones varias.
- Imprimir y administrar las actas de término de curso, además de la generación de actas especiales por diversos motivos:
- Matrículas fuera de plazo.
- Modificación de matrículas.
- Actas de conocimientos relevantes.
- Actas postergación de pruebas finales.
- Otras.
- Generar actas de seminarios de título para los estudiantes que defienden su tesis y, posteriormente, envío de las tesis a Biblioteca.
- Asesorar a la dirección en la codificación y claves para los nuevos planes de estudio.
- Trabajar paralelamente con la dirección de informática en cada nueva aplicación.
Atención de público
- Atender al público en general.
- Asistir a los estudiantes en la recepción de solicitudes y trámites.
- Vincular al estudiante con la encargada de carrera, secretaria y director de la Secretaría de Estudios.
- Entregar la documentación generada por la Secretaría de Estudios.
- Ingresar la información de solicitudes al sistema al final de cada día.