Equipo y funciones

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Principales funciones

Secretaría de Estudios

Coordinar los procesos académicos y administrativos relacionados con la docencia.
Vincularse con las comisiones curriculares de las carreras con el fin de recibir inquietudes y propuestas acerca de mallas curriculares y estimular sus planes de mejoramiento junto a la Dirección de Estudios Curriculares.
Vincularse con las direcciones dependientes de la Vicerrectoría Académica para trabajos en equipo de mejoramiento de los aspectos curriculares y de docencia.
Programar las actividades académicas del año lectivo.
Atender personalizadamente a los estudiantes con problemas. (económicos, salud y académico).
Ejecutar las políticas y decisiones emanadas de la Vicerrectoría Académica en materia de Secretaría de Estudios.
Controlar el proceso de registro del rendimiento académico de los estudiantes de la Universidad.
Recibir e informar -para su resolución por quien corresponda:
- Homologaciones.
- Traslados.
- Transferencias.
- Postergaciones de estudio.
- Terceras oportunidades.
- Reincorporaciones.
- Prestaciones de servicios.
- Otras situaciones de índole curricular.
Coordinar el ingreso de datos al sistema computacional.
Tramitar y certificar.
Presentar los casos que debe resolver el Tribunal Académico.
Recibir y tramitar las solicitudes de los estudiantes concernientes a su currículo.
Atender a las solicitudes de: Secretaría General, Contraloría, Vicerrectorías, Direcciones y Coordinaciones.
Organizar, coordinar, controlar y registrar los procesos administrativos inherentes al departamento:
- Matrículas.
- Modificación de matrículas.
- Listas de cursos.
- Actas de defensa de título.
- Actas de notas.

Secretaría de Movilidad Nacional

Llevar la movilidad estudiantil nacional, virtual y presencial.
Participar en reuniones con el equipo del CUECH.
Levantar programación de cursos sello para la movilidad virtual.
Mantener base de datos con los cursos actualizados de la plataforma U campus.
Generar certificación para los estudiantes externos que cursan modalidad virtual.
Gestionar el ingreso de actividades realizadas en Modalidad Virtual a estudiantes UPLA y así cumplir con sus sellos correspondientes.
Colaborar en la preparación y difusión de las convocatorias virtuales y presenciales.
Brindar orientación a estudiantes de ambas modalidades.
Gestionar todo tipo de solicitud que requiera el CUECH.

Estadístico

Monitorear los datos del sistema (I-Serie).
Validar datos en el sistema.
Registrar la evolución académica.
Generar información desde sistema SICODO
Elaborar informes mensuales y anuales de los datos estadísticos provenientes de la Secretaría de Estudios.
Trabajar en equipo con la Dirección General de Análisis y Planificación Estratégica Institucional.
Alimentar de información a distintas unidades y proyectos de la Universidad.

Secretaría

Atención de estudiantes, profesores y público en general.
Gestionar solicitudes de conocimientos relevantes.
Registro al sistema de docencia.
Comunicarse (telefónicamente y/o vía e-mail) con alumno y/o coordinador docente.
Recepcionar y despachar documentación (con registro en el libro de correspondencia despachada)
Timbrar con fechador.
Fotocopiar documentación.
Distribuir correspondencia.
Archivar.
Elaborar documentos.
Ingresar solicitud de compra en sistema MMM (averiguar precios, especificaciones)
Recepción y distribución de materiales.
Colaborar en la ejecución del listados de necesidades de materiales en el presupuesto del año.
Gestionar solicitudes de imprenta, viáticos, cotizaciones, reitimización.
Elaborar informe para el tribunal académico.
Gestionar las Becas de Honor.
Hacer cumplir el reglamento del alumno y el calendario académico.

Coordinación de progresión curricular y titulación

Revisar la documentación emitida por la sección de Progresión Curricular y Titulación.
Elaborar informes académicos.
Coordinar la entrega de documentación solicitada por las distintas unidades.
Recepcionar y distribuir la documentación entregada por la Secretaría de Estudios.
Responder la correspondencia enviada vía correo electrónico a la Secretaría de Estudios.

Área de progresión curricular y titulación

Relacionarse directamente con los aspectos académico-administrativos desde el ingreso hasta la titulación de nuestros estudiantes.
Manejar especies valoradas.
Entregar certificados tales como:
- Alumno regular.
- Egreso.
- Horas pedagógicas
- Documentos especiales
- Otros.
Tramitar:
- Postergación.
- Reincorporación.
- Terceras oportunidades.
- Traslados y transferencias.
- Homologaciones.
- Renuncias.
- Legalizaciones.
- Prestación de servicios.
- Tramitación de los expedientes de título.
Atención personalizada a:
- Estudiantes.
- Coordinadores docentes.
- Académicos.
- Asistentes sociales.
- Personal de aranceles.
- Egresados.

Área de gestión y control de procesos

Revisar la programación académica y matrículas académicas.
Atender a los estudiantes para su orientación, verificación y enmienda de inscripción de ramos.
Atender a los docentes para el chequeo de sus listas de curso, actas de curso, habilitación de actas y orientación en general.
Atender a los coordinadores docentes para la corrección de matrículas académicas.
Trabajar con las solicitudes:
- De más créditos.
- Asignaturas sin pre-requisito.
- Modificación de matrículas.
Además, se ingresan:
- Postergaciones de carreras.
- Renuncias.
- Homologaciones.
Chequear a la revisión de las listas de curso efectuada por los profesores.
Reportar a la Secretaría de Estudios las listas de curso y actas.
Imprimir los cohortes de las distintas carreras para becas y postulaciones varias.
Imprimir y administrar las actas de término de curso, además de la generación de actas especiales por diversos motivos:
- Matrículas fuera de plazo.
- Modificación de matrículas.
- Actas de conocimientos relevantes.
- Actas postergación de pruebas finales.
- Otras.
Generar actas de seminarios de título para los estudiantes que defienden su tesis y, posteriormente, envío de las tesis a Biblioteca.
Asesorar a la dirección en la codificación y claves para los nuevos planes de estudio.
Trabajar paralelamente con la dirección de informática en cada nueva aplicación.

Atención de público

Atender al público en general.
Asistir a los estudiantes en la recepción de solicitudes y trámites.
Vincular al estudiante con la encargada de carrera, secretaria y director de la Secretaría de Estudios.
Entregar la documentación generada por la Secretaría de Estudios.
Ingresar la información de solicitudes al sistema al final de cada día.