Archivo General de la UPLA resguarda más de 8 millones de documentos

Archivo General UPLA
Fotografía emblemática estudiantes Instituto Pedagógico, conservada por el Archivo General

 

Desde 1991

Carmen Gloria Arlegui, directora del Archivo General y parte de su equipo de trabajo compuesto por Cristián González, Evelyn Lazcano y Washington Figueroa, relatan los aspectos más destacados y las funciones que desempeña desde 1991 al servicio de la comunidad universitaria y en la conservación de alrededor de 8 millones de documentos pertenecientes a la institución,  que dan cuenta de momentos claves de la historia de la UPLA y del país.

¿Cómo se origina esta unidad?

El 13 de diciembre de 1991, por el Decreto 717/91, bajo el rectorado del doctor Normán Cortés Larrieu, el entonces abogado y secretario general, hoy rector, Patricio Sanhueza Vivanco, vio la necesidad de cautelar la documentación institucional. No obstante, el Archivo General ha logrado resguardar documentos y fotografías correspondientes a la fundación de la Universidad.

¿Cuáles son esos documentos?

Son documentos importantes, cartolas de notas de 1948 de los primeros alumnos del Instituto Pedagógico, fotografías, datos personales, calificaciones. También hay información de la décadas de los 60s, 70s y suponemos que luego del Golpe de Estado de 1973 se perdió mucha información.

En el fondo, ustedes preservan la historia de la UPLA…

Tenemos la obligación de preservar todo documento que sea probatorio de algún acto o que se utilice para alguna investigación o sumario. Además de documentos contables, está toda la historia de los estudiantes durante su permanencia académica y de suma importancia son los expedientes de título y las hojas de vida. En total, existe información sobre cerca de 70 mil estudiantes.

Si bien no todo está digitalizado, le otorgamos al papel una conservación preventiva; el papel es como el ser humano se enferma y se contagia, si hay moho, hongos, ácaros o algo todo se contamina, por eso tenemos ciertas normas y dispositivos para eliminar humedad, por ejemplo, y el almacenamiento tiene un lugar especial con una temperatura adecuada.

¿Qué documentos son los más valiosos o consideran más importantes?

Todos nuestros documentos son relevantes, pero destacamos el patrimonio fotográfico, tenemos aproximadamente 8 mil fotografías digitalizadas de diversos momentos de la historia universitaria, lo que nos ha permitido realizar dos exposiciones fotográficas las cuales han concitado gran interés, las que esperamos seguir realizando como una forma de vincular al Archivo General con la comunidad universitaria y el público en general.

La imagen y el testimonio de lo que fue nuestra institución es súper importante por muchas cosas: primero porque no olvidas y también porque nos sirve para darnos cuenta de nuestros avances y mejoras.

Tenemos una fotografía estrella, emblemática, donde salen retratados parte de los estudiantes del Instituto Pedagógico, quienes hoy son recordados y destacados académicos como Óscar Guzmán, Carlos Pantoja, Olga Arellano y, en este mismo sentido, estamos buscando personas al interior la universidad que nos ayuden a identificar a quienes aparecen en algunas de estas imágenes, sobre todo, en las más antiguas.

Esto reafirma la identidad de académicos y funcionarios, uno es parte de una institución y eso va a estar presente; uno se podrá ir, pero el tiempo que pasó en la institución es parte de su vida y queda una huella de su paso.

Cabe señalar también que en la oficina de Archivo General, ubicada en la Biblioteca Central, se conservan todos los programas de estudio impartidos por la UPLA desde 1974.

¿Qué papel ha jugado la tecnología en su trabajo?

La tecnología es importantísima, ayuda a acortar los tiempos, es más exacta, pero no tiene esa cosa que tiene el papel de guardar cosas, hasta los colores y los olores del papel te traen recuerdos.

Pero, no hay ninguna duda de que el desafío del Archivo General es la digitalización y, además, el aumento de presupuesto y la tecnología. A pesar de estas limitantes, tenemos el espíritu y la sensación que vamos a ser capaces de proteger los documentos y también conservar la confidencialidad. Hay documentación muy importante que pasa por nuestras manos y tiene un resguardo férreo, así como documentos que son más abiertos y se pueden compartir.

Con poco presupuesto hacemos mucho, lo ideal sería tener la copia de todo en digital, un archivo es un lujo en una institución y somos una de las pocas universidades estatales que posee un archivo institucional organizado.

¿Cuál es el procedimiento para que el Archivo General resguarde y/o conserve los documentos y por cuánto tiempo?

Las unidades nos hacen la entrega, nosotros nos contactamos y le vamos indicando cuáles son los documentos que ellos idealmente pueden preservar en forma permanente o aquellos que sean de forma transitoria.

Enviamos la documentación para que elaboren sus cajas, pongan etiquetas y hagan un formulario de transferencia y nos indiquen, con detalle, el contenido de cada una de esas cajas. Ese formulario es muy importante porque en el evento que haya que hacer una búsqueda tenemos un procedimiento que nos facilita la ubicación de los documentos.

Cada unidad tiene un archivo inmediato de hasta 3 años de antigüedad. Lo que no es permanente se guarda por 5 años, pero nosotros como tenemos celo profesional y el cuidado del acervo, lo tenemos dos años más. Luego, cuando ya cumple este tiempo lo ponemos en consideración a través de un acta y es visto por el contralor, secretario general, directora del Archivo General y la persona encargada quien envió ese material. Se hace un acta de eliminación y se procede al expurgo.

¿Algún desafío pendiente para esta unidad?

Tengo un sueño y me gustaría que algún día se concretara: un archivo de voz.

La imagen es importante, pero la voz de las personas también. Cuando escuchas la voz de Neruda, por ejemplo, recitando sus poemas, uno lo identifica inmediatamente. Sería necesario, antes de que se jubilen, que los profesores de larga data y que son verdaderos íconos de nuestra institución, dejen grabada su voz con un mensaje para las futuras generaciones, ojalá esta idea se pudiera traspasar a alguien que la pudiera concretar.

Abierto a la comunidad

El Archivo General de la UPLA está abierto a las consultas de investigadores, estudiantes y exalumnos, siempre y cuando el material solicitado no esté catalogado como reservado.

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