Plataforma informática ayudará a sistematizar actividades de vinculación con el medio

Con el objetivo de sistematizar la información de las distintas actividades de vinculación con el medio que realizan las unidades académicas de la universidad, la Dirección General de Vinculación con el Medio (DGVM) ha trabajado mancomunadamente con la Dirección General de Informática, en la construcción de una plataforma digital que permitirá registrar los datos obtenidos de cada iniciativa, con el fin de contar con información fidedigna para la evaluación y estudio del quehacer de la institución, en este ámbito.

Nicolás Ramírez Vargas, periodista de la DGVM, quien ha sido parte del proyecto desde su inicio el 2015, destacó que la creación del sistema es uno de los desafíos que se había planteado para el área de VCM, respondiendo a las políticas institucionales de calidad en la gestión y se enmarca en el nuevo enfoque de vinculación con el medio que ha adoptado la universidad.

Para ello se hace indispensable contar con un sistema de registro y evaluación del vínculo con el entorno que emana desde la docencia e investigación, a fin de medir el impacto y contribución de las acciones de interacción con el medio en los procesos académicos, desde la perspectiva de la bidireccionalidad y transdisciplinariedad, como base fundamental para esa relación entre la universidad y su entorno.

La plataforma

“La plataforma permitirá a la Dirección General de Vinculación con el Medio poder sistematizar la información de las actividades de vinculación académica con el medio y de extensión que realizan las unidades académicas”, explicó el profesional.

Junto con registrar las actividades que se generan desde las distintas disciplinas y unidades, y mantener un orden histórico de éstas, la plataforma facilitará la creación de estudios e indicadores que permitirán contar con una base concreta para realizar análisis y proyectar iniciativas a futuro en este ámbito.

Como característica principal de la plataforma, es posible destacar los campos que la componen, los que permitirán registrar cada dato de la actividad con certeza. Dentro de estos ítems se pueden destacar: nombre de la actividad, objetivos, académicos, estudiantes y egresados organizadores y participantes. También se podrán registrar las entidades y público externo que participan y depositarios finales de las iniciativas, el financiamiento y los convenios asociados.

Diego Verdejo Cariaga, sociólogo de la unidad, hizo hincapié en las posibilidades que se presentan gracias a los datos de la plataforma.

“Existe una variedad bastante interesante de información e indicadores que se pueden construir a partir de los datos que alberga la base de datos. Podemos medir el avance que tienen las prácticas de vínculo con el medio, traducido al número de estudiantes que se involucran en éstas, al número de académicos, los centros de prácticas más recurrentes, etc.”, señaló el sociólogo.

Teniendo en cuenta la importancia de la plataforma como tal, Verdejo notó las temáticas de trabajo que se pueden profundizar. “Es necesario estar haciendo una revisión constante que nos permita evaluar cuáles son las áreas de trabajo que más se han desarrollado, o las que no se han abordado. Por otra parte, es importante evaluar permanentemente los procesos de diálogo con el entorno, a fin de verificar el carácter de bidireccionalidad y transdisciplinariedad que se ha desarrollado en ellos, acorde al nuevo enfoque de la vinculación con el medio de nuestra universidad. Así asumiremos nuestro compromiso con problemáticas reales del entorno, y no generando propuestas que provengan unidireccionalmente desde la academia”, puntualizó.

Recolección de la Información

Durante el 2015, la Dirección General de Vinculación con el Medio desarrolló las matrices de indicadores, por cada eje estratégico definido para el área, y comenzó un proceso de levantamiento de información con las distintas unidades de la universidad, en particular con las facultades, tarea que significó un trabajo acucioso y dedicado. “Para ello se contó con la colaboración de los coordinadores de VCM de cada facultad y del campus San Felipe, y también con la colaboración de siete estudiantes de la universidad, quienes ayudaron a los coordinadores a obtener la información más completa sobre las actividades de vínculo académico con el medio y extensión universitaria, entre los años 2012 y 2015”, indicó el periodista.

Nicolás Ramírez destaca que este proceso no sólo logró recopilar datos, sino también informar a la comunidad universitaria sobre el trabajo que se realiza en la unidad, y el nuevo enfoque que se ha planteado. Posteriormente, con la plataforma ya en construcción, a mediados de 2015 se determinaron los campos y la estructura que poseería.

Ya con los datos registrados en planillas Excel, durante los meses de marzo y abril de 2016 se procedió a la migración de la información a la plataforma por parte del equipo de la Dirección General de Informática.

La plataforma ya cuenta con el registro de más de 800 actividades de extensión realizadas entre 2012 y 2015, las cuales fueron recopiladas durante el proceso de autoevaluación. “Paulatinamente, se han estado incorporando al sistema las tesis, asignaturas, prácticas, proyectos de investigaciones, de desarrollo e innovación con evidencias de vínculo con el entorno”, comentó Ramírez.

Para Diego Verdejo el importante avance que significa la plataforma, si se compara con el trabajo de recopilación, es poder obtener datos de manera más rápida y accesible. “Efectivamente se trata de un trabajo bastante más expedito en términos de la obtención de la información. Recordemos que anteriormente el método -que por cierto, no todos tenían internalizado- era el llenado de planillas, lo que podía transformarse en un proceso bastante tedioso. Ahora, con el nuevo sistema, tenemos la información de forma inmediata, por lo que –en el ámbito de los estudios- sólo queda pensar el indicador que queremos, tomar los datos y calcularlo”, puntualizó el sociólogo.

Con la plataforma online de Vinculación con el Medio funcionando en su totalidad, los coordinadores de cada Facultad y del campus San Felipe, y los académicos de la universidad, podrán registrar directamente la información en el sistema, agilizando el proceso de rescate de los datos.

Dirección General de Informática

Respecto de la construcción de la plataforma como tal, la gestión de la Dirección General de Informática en el proceso ha sido fundamental, tomando parte directa en la construcción del sitio y su implementación.

Roberto Álvarez Marín, director de la unidad, recalcó la importancia que ha tenido la realización del sistema para la universidad. “El 2015, cuando rectoría nos solicita poder realizar un sistema repositorio de datos institucionales, se generaron varios ámbitos, uno de ellos fue Vinculación con el Medio. De esta forma, se propuso construir un sistema en el que se pudieran albergar estos datos, pero había que tener un proceso de ordenamiento y consolidación de términos. Trabajamos varios meses en hacer esta consolidación del sistema y, finalmente, durante abril se pudo concretar el sistema completo. Esta nueva plataforma le permitirá a la Dirección General de Vinculación con el Medio ir registrando la información actual, además de todo lo que vendrá en el futuro”, precisó el director.

Con el trabajo del sistema, la Dirección General de Informática continúa desarrollando los indicadores institucionales, los que permitirán a la Universidad poder planificar en base a datos concretos, los que –gracias a la nueva plataforma- podrán ser más específicos. Al respecto, Roberto Álvarez resaltó la importancia de la información al momento de tomar decisiones.

“Para poder tomar una decisión correcta se debe disponer de los datos y la información correcta, y esa es la orientación de este sistema, que las autoridades superiores tengan el dato que se requiera en el momento adecuado. Esta plataforma, que estará ligado al repositorio, o indicadores institucionales en los que hemos estado trabajando durante el último tiempo, permitirá que -a nivel de gestión o de toma de decisiones- la autoridad superior pueda disponer de la información a tiempo y en el momento que sea necesario”, fundamentó el profesional.

Trabajo en equipo

Para la tarea de crear la plataforma, se formó un equipo de trabajo que contó con personas del área de desarrollo de Informática y de la DGVM, quienes llevaron a cabo un sólido plan de trabajo donde se analizaron los alcances y la calidad de los datos. Respecto de lo anterior, se propuso una alternativa del sistema, el que se ha estado construyendo -y modificando- durante el último año.

Por parte de la Dirección General de Informática, se contó con un equipo interno compuesto por Militza Saurines, como jefa del proyecto; Juan Quezada, en programación; Rodrigo Pedreros, a nivel de administración de bases de datos; y Giuglia Vaccarezza, quien trabajará en la interfaz para los indicadores en el proyecto. Por su parte, desde la DGVM, se contó con la participación de todo su equipo –y estudiantes de distintas facultades- durante la fase de recopilación de datos el 2015. El presente año, se ha destinado a la tarea de continuar con la actualización de la plataforma al periodista Nicolás Ramírez y al sociólogo Diego Verdejo, quienes continuarán apoyando la labor de sistematización de información, con las Coordinaciones de VCM.

Respecto del trabajo de este equipo, Roberto Álvarez se mostró muy satisfecho por lo logrado y destacó la exitosa colaboración entre las unidades. “Quiero resaltar que hubo un gran trabajo en equipo entre la Dirección General de Vinculación con el Medio y la Dirección General de Informática. Creo que este proceso será una muestra de los resultados que se pueden tener cuando las unidades trabajan en equipo”, enfatizó el director.